En Ecuador, muchas personas creen que cuando una empresa deja de operar “ya no pasa nada”. No factura, no tiene empleados y no mueve cuentas. Sin embargo, para la ley esa compañía sigue viva, generando obligaciones, riesgos y responsabilidades personales para sus socios y administradores.
En este artículo te explico, de forma clara y sin tecnicismos innecesarios, por qué es tan importante cerrar correctamente una compañía, cuáles son las vías legales disponibles en Ecuador y una ventaja poco conocida: cómo la disolución suspende obligaciones anuales que muchas empresas siguen incumpliendo sin saberlo.
Una compañía inactiva sigue teniendo obligaciones legales
Aunque una empresa no tenga actividad comercial, mientras esté activa, la ley la considera una empresa en marcha. Eso implica que sigue sujeta al control de la Superintendencia de Compañías, Valores y Seguros.
Entre las obligaciones más relevantes está la prevista en el artículo 20 de la Ley de Compañías: la presentación anual de estados financieros, nóminas de socios, administradores, beneficiarios efectivos e información societaria.
Muchas compañías “abandonadas” incumplen esta obligación durante años, acumulando sanciones sin darse cuenta.
La ventaja poco conocida de la disolución
Aquí viene un punto crucial que pocas personas conocen y que, por sí solo, justifica iniciar el proceso de disolución.
La propia Ley de Compañías establece que las compañías en estado de disolución o liquidación no están obligadas a presentar el juego completo de estados financieros ni los informes anuales, salvo requerimiento expreso de la autoridad.
Esto significa que, una vez disuelta la compañía, deja de ser considerada “empresa en marcha” y:
· Ya no está obligada a presentar anualmente los estados financieros completos.
· Se suspende la carga administrativa del artículo 20.
· Se reduce el riesgo de multas por omisión de reportes.
· Se corta la acumulación de incumplimientos año tras año.
Las tres fases del cierre de una compañía
Cerrar una compañía correctamente implica tres fases distintas:
- Disolución: decisión formal de terminar la vida activa de la empresa.
- Liquidación: ordenamiento de activos, pasivos y obligaciones.
- Cancelación: eliminación definitiva de la compañía del Registro Mercantil.
Solo con la cancelación registral la empresa desaparece jurídicamente. Antes de eso, aunque esté inactiva, sigue existiendo.
Las vías legales para cerrar una compañía en Ecuador
La legislación ecuatoriana contempla dos caminos principales, pensados para distintos escenarios empresariales.
1. El proceso ordinario de disolución, liquidación y cancelación
Este es el procedimiento tradicional y más completo. Se aplica cuando la compañía tiene una historia operativa que debe cerrarse de forma ordenada.
¿Cuándo es necesario el proceso ordinario?
Este camino es obligatorio si la empresa:
· Tiene activos o deudas.
· Mantiene obligaciones laborales, tributarias o con terceros.
· Tiene juicios, contratos o contingencias pendientes.
· No puede afirmar con certeza que está totalmente saneada.
¿Cómo funciona este proceso?
Todo inicia con un acuerdo formal de disolución adoptado por la junta general de socios o accionistas, que se eleva a escritura pública e inscribe en el Registro Mercantil. Desde ese momento, la empresa deja de operar y solo puede realizar actos necesarios para su liquidación.
El liquidador asume la representación legal y realiza un inventario real de la situación de la compañía: cobra créditos, paga deudas según el orden legal, vende activos y cierra litigios.
Una vez concluido este proceso, se elabora el balance final de liquidación. Con este documento aprobado, se solicita la cancelación ante la Superintendencia de Compañías, que verifica el cumplimiento legal y ordena la cancelación registral.
2. La cancelación abreviada: rapidez con alta responsabilidad
Para compañías que nunca operaron o que están completamente saneadas, la ley permite el trámite abreviado de disolución, liquidación y cancelación en un solo acto.
¿Quiénes pueden acceder a este trámite?
Solo las compañías que:
· No tengan ninguna obligación pendiente con terceros.
· Estén al día con SRI, IESS, municipios y SCVS.
· Cuenten con la voluntad unánime del 100 % del capital.
· Presenten balances finales sin pasivos.
En este procedimiento, los socios y el representante legal declaran bajo juramento que no existen obligaciones pendientes. Si luego aparece una deuda no reconocida, responden de forma solidaria e ilimitada con su patrimonio personal.
¿Qué pasa si no disuelvo ni cancelo mi compañía?
Dejar una compañía abandonada suele generar:
· Multas acumuladas por no presentar información anual.
· Sanciones administrativas para administradores.
· Riesgos tributarios latentes.
· Bloqueos para crear nuevas empresas.
· Responsabilidad personal futura por deudas sobrevenidas.
En la práctica, muchas personas se enteran de estos problemas cuando ya necesitan cerrar la empresa con urgencia, y el trámite resulta más costoso y complejo.
Cada compañía requiere una estrategia de cierre acorde a su realidad. Algunas necesitan un proceso ordinario bien estructurado; otras pueden optar por el trámite abreviado. Lo que nunca es recomendable es dejar la empresa en el abandono.
Preguntas frecuentes:
1. ¿Puedo cerrar una compañía aunque tenga deudas o problemas legales pendientes?
Sí, pero no puedes usar el trámite abreviado. En estos casos es obligatorio realizar el proceso ordinario de disolución, liquidación y cancelación, para garantizar que se paguen las deudas y se resuelvan los conflictos antes de cancelar la empresa.
2. ¿Qué pasa si nunca presenté los estados financieros durante varios años? ¿Aún puedo disolver la compañía?
Sí, aún puedes iniciar el proceso. Sin embargo, deberás regularizar parcialmente la situación o enfrentar posibles multas acumuladas antes de continuar. Una vez disuelta la empresa, se suspende la obligación de presentar reportes anuales, lo que te ahorrará sanciones futuras.
3. ¿La cancelación abreviada es segura? ¿Qué riesgos existen?
Es un trámite legal y válido, pero implica una responsabilidad personal solidaria e ilimitada. Si aparece una deuda no declarada después de la cancelación, los socios y el representante legal deberán pagarla con su patrimonio personal.
¿Estás pensando en cerrar una empresa y crear una nueva? Descubre qué tipo de compañía te conviene más en Ecuador: S.A., S.A.S. o LTDA. Aquí te explicamos las diferencias clave.
Advertencia:
Este artículo de Lawem Abogados no podrá ser usado como asesoría u opinión legal, en vista de que se trata de un documento puramente informativo.
Si deseas más información sobre este proceso o una asesoría personalizada para tu empresa, no dudes en escribirnos al correo electrónico: info@lawemabogados.com
Autor: José Suasnavas
