¿Estamos realmente preparados para celebrar Juntas y Asambleas cien por ciento virtuales?
La respuesta, aunque parezca sencilla, depende de un factor determinante: los estatutos sociales de la compañía. Son ellos los que establecen las reglas del juego dentro de la empresa y los que deben adaptarse a la realidad digital de hoy en día.
Desde la pandemia, la forma de gestionar las empresas cambió para siempre. Las reuniones presenciales dieron paso a encuentros híbridos y virtuales, y los órganos societarios tuvieron que aprender a deliberar y decidir a través de pantallas.
Esta transformación, impulsada inicialmente por la necesidad, ha encontrado sustento en la Ley de Compañías y su normativa secundaria, que permiten hoy la realización de Juntas y Asambleas de manera completamente telemática. Para ello, es importante garantizar la trazabilidad, autenticidad y validez de los procesos digitales, en caso de que esto sea requerido por la autoridad de control.
Tres pilares fundamentales para la validez de las juntas virtuales
1. Infraestructura tecnológica confiable
Este pilar es la base de la confianza en los procesos virtuales. La identificación de los participantes debe estar garantizada desde el inicio hasta el final de cada sesión, manteniendo grabaciones y registros digitales como prueba de autenticidad.
Además:
- La información compartida de actas, informes, decisiones debe manejarse bajo estrictos protocolos de confidencialidad y protección de datos personales.
- La documentación debe ser accesible y verificable posteriormente.
- Las plataformas deben cumplir estándares internacionales de seguridad.
- Es necesario realizar auditorías periódicas, establecer respaldos y capacitar al equipo.
- Cada sesión debe contar con soporte técnico y protocolos de contingencia.
Una junta virtual mal ejecutada, sin respaldo ni registro confiable, puede convertirse en un riesgo jurídico que afecte la validez de sus decisiones.
2. Gobierno corporativo actualizado
La Ley de Compañías exige que los estatutos sociales incorporen expresamente los procedimientos digitales para:
- Convocatorias
- Verificación de identidad
- Quórum
- Votación
Incluso pueden complementarse con publicaciones en la web o redes sociales de la empresa, lo que garantiza transparencia y trazabilidad.
El representante legal es responsable de:
- Mantener actualizados los correos electrónicos de los socios.
- Asegurar que las convocatorias lleguen de forma efectiva.
- Elaborar y firmar las actas electrónicamente, dentro de los plazos establecidos.
Estas actas pueden archivarse en formato digital o blockchain, garantizando su integridad y seguridad jurídica.
El incumplimiento de estas formalidades puede acarrear la nulidad de las resoluciones, lo que resalta la importancia de contar con estatutos claros y modernos.
3. Cultura corporativa digital
Ninguna reforma estatutaria será efectiva si los actores de la empresa no están capacitados para usar las herramientas tecnológicas.
Todos los miembros deben comprender el uso de:
- Firmas electrónicas
- Plataformas de videoconferencia
- Mecanismos de votación digital
- Gestión de documentación digital
Se recomienda realizar simulacros de juntas virtuales y contar con manuales de actuación digital, para fortalecer la seguridad jurídica y la confianza.
En definitiva, el marco normativo ecuatoriano ya ofrece todas las herramientas necesarias para celebrar Juntas y Asambleas virtuales. y adoptar resoluciones digitales con plena validez legal. El reto ahora no está en la ley, sino en las propias empresas. Corresponde a cada compañía actualizar sus estatutos sociales para alinearse a la realidad digital.
Las empresas que adapten su estructura societaria a la era digital podrán tomar decisiones con mayor rapidez, eficiencia y transparencia, sin poner en riesgo la legalidad de sus actos. Reformar los estatutos sociales es, en este contexto, una decisión estratégica que blinda el futuro corporativo y abre la puerta a un gobierno más ágil, moderno y seguro.
Preguntas Frecuentes:
- ¿Se pueden realizar Juntas y Asambleas completamente virtuales en Ecuador?
Sí, siempre que los estatutos sociales lo permitan expresamente y se cumpla con la normativa vigente. - ¿Qué requisitos técnicos debe cumplir una Junta virtual para ser válida?
Debe contar con plataformas seguras, grabación de sesiones, respaldo documental y verificación de identidad. - ¿Es obligatorio actualizar los estatutos sociales para reuniones virtuales?
Sí, es esencial para garantizar la validez legal y evitar nulidades en las decisiones adoptadas.
Advertencia:
Este artículo de Lawem Abogados no podrá ser usado como asesoría u opinión legal, en vista de que se trata de un documento puramente informativo.
Si deseas más información sobre este proceso o una asesoría personalizada para tu empresa, no dudes en escribirnos al correo electrónico: info@lawemabogados.com
Autor: Cynthia Pineda
